Cel mai bun sistem de teleconferință: Criterii esențiale de alegere și recomandări de produs

Trăim într-o lume în care distanțele se micșorează de la zi la zi, datorită tehnologiilor în jurul cărora pare ca gravitează astăzi întreaga noastră societate. Miliarde de mailuri și mesaje date zilnic fac parte dintr-un păienjeniș numit “comunicare”, răsfirat în absolut orice colț de pe Glob, acolo unde există și…idei de discutat. Dacă până nu demult, textul era esența vie a acestei comunicări 2.0, detronând fără drept de apel convorbirile clasice la telefon, vizualul pare că vine puternic din urmă, revendicând un binemeritat loc în acest top al celor mai uzuale canale de comunicare. 

Pandemia de coronavirus și întreaga sumă de restricții construite în jurul conceptului de “distanțare socială”, au adus în prim-plan soluțiile de videoconferință, demonstrând încă o dată (dacă mai era necesar) faptul să suntem dependenți de tehnologie, însă nu neapărat într-un sens negativ. La fel ca multe alte soluții pentru comunicare la distanță, sistemele de teleconferinta au reprezentat un element-cheie în desfășurarea unor afaceri, mai mici sau mai mari, în toată această perioadă problematică. Achiziționarea celui mai bun sistem de teleconferință este, într-adevăr, o alegere inspirată, de aceea, discutăm astăzi pe larg despre criteriile esentiale în alegerea unui astfel de produs.

1. Care sunt avantajele utilizarii unui sistem de teleconferință?

În spatele unui astfel de produs complex se află o mulțime de “bile albe”: 

Avantajele unui sistem de teleconferință: Costuri optimizate

Achiziționarea unui sistem de teleconferință rezolvă o mare parte a problemelor legate de întâlniri cu parteneri aflați peste hotare, sau într-o locație din țară a organizației-mamă. Un calcul simplu (costul unei astfel de întâlniri “fizice” * numărul acestora / an) poate oferi rezultate clare, vizavi de reducerea unor resurse importante (timp, bani), odată cu achiziționarea unui sistem de teleconferință. 

Avantajele unui sistem de teleconferință: Decizii luate mai rapid

Utilizarea unui astfel de produs generează un proces decizional accelerat. Sistemul de teleconferință reprezintă cea mai bună alternativă pentru mail-uri, atunci când este necesară implementarea unor decizii esentiale, la nivelul întregii companii. Timpul economisit astfel poate fi utilizat pentru explorarea unor noi oportunități de business. 

Avantajele unui sistem de teleconferință: Acces rapid la experți 

Într-o societate în care accesul la profesioniști este mai simplu de realizat ca niciodată, sistemele de teleconferință le oferă companiilor libertatea de a avea acces rapid la sfaturile acestora. Astfel, recomandările acestora sau webminariile pe care le pot susține se pot realiza într-un timp optim, iar datorită simplității cu care aceste discuții pot fi salvate și arhivate, sfaturile acestora pot fi accesate de absolut orice membru al companiei respective.  

2. Câte tipuri de sisteme pentru teleconferință există?

Iată ce opțiuni ai la dispoziție, atunci când vrei să îți achiziționezi online un sistem de teleconferință performant: 

Sisteme de conferință audio 

De obicei, aceste sisteme integrează în aceeași componentă hardware următoarele piese: microfonul, boxele, unitatea de control și un adaptor reîncărcabil, ce poate garanta chiar și o autonomie de câteva ore. Sunt deosebit de ergonomice și pot fi transportate cu ușurință dintr-un loc în altul. 

De ce să utilizezi un astfel de sistem pentru teleconferință în locul unui laptop? Principalul motiv se bazează pe claritatea sunetelor emise: difuzorul este mult mai puternic, așadar, cei de la capătul celălalt al convorbirii vor putea înțelege fără probleme fiecare cuvânt pe care îl pronunți. 

Recomandarea noastră: dacă ești nevoit să alegi între un sistem de conferință audio și o soluție de videoconferință, îți recomandăm să alegi întotdeauna sunetul în locul imaginii. Motivele sunt lesne de înțeles. 

Sisteme de videoconferință

Acestea fac parte dintr-o gamă variată de produse, ce diferă unul de celălalt prin numărul de componente integrate în sistem. Așadar, poți comanda online sisteme de videoconferință formate din boxe, microfon și webcam, sau poți la fel de bine miza pe sisteme mult mai avansate. Cele din urmă vin la pachet cu display-uri generoase, sistem audio surround, sisteme de microfoane și o aplicație dedicată unei astfel de convorbiri. 

Recomandarea noastră: mizează pe un sistem ce poate acoperi cu succes nevoile tale sau ale celor din compania pe care o conduci. Unele dintre aceste sisteme pot oferi funcții prea avansate față de exigențele unui utilizator tipic, așadar, îți recomandăm să citești cu atenție specificațiile tehnice ale fiecărui produs de care ești interesat.  

Sisteme de videoconferință DIY

Așa cum spuneam și mai sus, există și cazuri în care achiziționarea unui sistem de videoconferință complex poate reprezenta o cheltuială nejustificată. Este și cazul celor care participă la cursuri online sau care lucrează în sistem “work from home”.

Recomandarea noastră: poți obține rezultate foarte bune chiar și dacă îți cumperi separat cele mai importante componente ale sistemului de teleconferință DIY: microfon, boxe și un webcam de calitate. Ține, însă, cont de compatibilitatea sistemului tău de acasă cu cel la care vrei să te conectezi, în timpul unei întâlniri online.

3. Cum alegem cel mai bun sistem de teleconferință? 

Iată care sunt cele mai importante 10 criterii de alegere ale unui astfel de sistem:

3.1. Numărul de conexiuni simultane

Absolut toate sistemele de teleconferință și tool-urile alternative pentru soluțiile de videoconferință oferă posibilitatea conectării unui număr ridicat de utilizatori. Cu cât această funcție descrie un număr mai mare de useri logați simultan, cu atât mai bine. Însă o astfel de nevoie poate determina (în cazul sistemelor de teleconferință) achiziționarea unei licențe noi, ce permite astfel extinderea numărului de conexiuni posibile (endpoints).

3.2. Software-ul de conferință compatibil

Un sistem de teleconferință foarte bun (ne referim aici la componentele sale de hardware) trebuie să se bazeze pe un soft cu care să fie mai mult decât compatibil. Alege acel sistem de teleconferință al cărui program este simplu de utilizat, oferă soluții rapide în cazul unor defecțiuni, permite o lista extinsă de opțiuni, în cazul unor conectări multiple la același apel. Alte funcții importante ale software-ului: mai multe opțiuni de partajare a ecranului sau de partajare a documentelor în diferite formate, către toți ceilalți participanți la discuția online respectivă. 

3.3. Numărul de opțiuni pentru o conectare sigură

Cele mai bune sisteme de teleconferință îți permit să beneficiezi de o conexiune sigură, în absolut orice moment al convorbirii, fără a depinde neapărat de internet. De cele mai multe ori, astfel de conexiuni se bazează pe Ethernet (RJ-45) sau Wi-Fi, însă poți opta și pentru un produs ce funcționează pe baza unei conexiuni cu modem telefonic (RJ-11) sau cu ajutorul unei conexiuni prin Bluetooth (pentru tablete și telefoane mobile).

3.4. Specificațiile tehnice ale camerei video

Îți recomandăm un sistem de teleconferință ce dispune de camere video cu o rezoluție înaltă (HD, Full HD, UHD) și un fps (cadrele pe secundă la care filmează device-ul respectiv) de 60, pentru a oferi mișcări cursive și fără întreruperi. Alte caracteristici tehnice ale camerei video, de care trebuie să fii interesat: codecurile video compatibile, mobilitatea / stabilitatea obiectivului, compatibilitatea camerei video cu un software avansat, ce poate detecta automat persoana care vorbește.

3.5. Difuzoarele sistemului de teleconferință

Așa cum spuneam și puțin mai sus, calitatea audio este mai importantă decât claritatea imaginilor, în cazul unui call cu mai multe persoane. Elementele de hardware responsabile pentru un flux audio foarte bun sunt: microfonul (microfoanele), conexiunea la internet și difuzoarele. Există sisteme de conferință ce permit conectarea mai multor difuzoare, în diferite spații ale încăperii. În cazul sistemelor mono-difuzor, ideal ar fi un difuzor la 360°, adică o boxă ce poate emite sunete în toate direcțiile. 

3.6. Microfonul sistemului de teleconferință 

Dacă vrei să îți cummperi un microfon de calitate pentru sistemul de teleconferință pe care l-ai comandat, această componentă de hardware trebuie să dispună de funcție pentru atenuarea zgomotului de fond și a ecoului, dar să și garanteze compatibilitate excelentă cu softul de procesare a vocilor. (DSP – Digital Signal Processing). Pentru ca toți participanții să se audă foarte clar, poți opta pentru achiziționarea unor microfoane ce funcționează foarte bine și simultan (microphone array). 

3.7. Unitatea centrală de comandă a sistemului

Este acea telecomandă cu fir ce dispune de butoane pentru diferite funcții: mute, ajustarea volumului din difuzoare, începerea / terminarea unui call. Unitatea centrală de comandă a sistemului de teleconferință poate fi confundată cu unitatea de procesare. Ultimul produs este asemănător unui DVR/box TV, fiind unitatea la care se conectează toate componentele de hardware ale sistemului de teleconferință. 

3.8. Compatibilitatea cu programe de Instant Messaging

Un număr mai mare de participanți la un call determină un număr mai mare de programe utilizate de aceștia. Așadar, trebuie să alegi un sistem de teleconferință compatibil cu cele mai des utilizate astfel de soluții: Skype for Business, WebEX, Zoom, Microsoft Lyn, iar lista poate continua.

3.9. Diferite opțiuni de salvare a teleconferinței

Dacă vrei să îți cumperi online un sistem de teleconferință, mare atenție la diferitele opțiuni de salvare pe care le oferă. În cazul unei întâlniri cu foarte mulți participanți, opțiunea de înregistrare a întregii conversații este deosebit de utilă, pentru trimiterea ulterioară a unei minute. Un astfel de sistem îți poate permite mai multe modalități de salvare a teleconferinței pe care ai organizat-o: (1) în memoria internă a sistemului; (2) pe cloud; (3) pe un device de date extern etc 

3.10. Ecranele sistemului de teleconferință

Există și modele ce includ pe lista de componente hardware și unul sau mai multe ecrane de calitate. De exemplu, un astfel de sistem pentru teleconferință poate veni la pachet cu două televizoare 4K de 70 inch. Însă costul unui astfel de setup poate fi pe măsura calității oferite. O alternativă economică se bazează pe achiziționarea online a unui videoproiector.  

Pe f64.ro găsești cele mai importante componentele hardaware a unui sistem de teleconferință performant, în cazul în care vrei să îți construiești singur propriul produs, în funcție de nevoile tale. Intră acum pe site și adaugă în coșul de cumpărături cele mai bune soluții pentru videoconferință, profitând de prețurile foarte bune la microfoane, videoproiectoare, difuzoare și alte produse dedicate acestor întâlniri la distanță!

Alți fotografi au mai citit și:

1 Comment

  • Multumesc frumos pentru toate informatiile atat de bine redate si concentrate in articol.

Lasă un comentariu

Your email address will not be published. Required fields are marked *